Operasyonel Form Kataloğu
İK süreçlerinin yürütülmesinde kullanılan 42 standart operasyonel form şablonu, doldurma-onay zincirleri ve saklama süreleri. Şablon indirme yetkisi rol bazlı sınırlandırılmıştır.
Yetki İstisna Talep Formu
Authority Exception Request FormYetki ve Onay Matrisinden veya IK-PR-01 hükümlerinden süreli ve gerekçeli sapma talebinin açılması, değerlendirilmesi, onaylanması ve istisna kaydına işlenmesi için kullanılır. Formsuz istisna talebi işleme alınmaz; onaysız sapma ihlaldir.
Görev Tanımı Şablonu
Job Description TemplateHer pozisyonun amacını, temel sorumluluklarını, yetki sınırlarını, raporlama ilişkisini, yetkinliklerini, performans ölçütlerini ve İSG ile kişisel veri sorumluluklarını tek standartta tanımlar; işe alım, performans, ücret ve disiplin süreçlerinin referans belgesidir.
Norm Kadro Tablosu
Establishment Tableİş yükü verisinden (hacim × standart süre, devamsızlık katsayısı, net çalışılabilir saat) pozisyon bazında norm kadroyu hesaplar, mevcut kadro ile farkı listeler ve kadro bütçesini üretir; onaylı tablo yılbaşından itibaren kadro talep akışının (IK-PR-05) sınırıdır.
Dönemsel İş Gücü Planı
Seasonal Workforce PlanSezon, koleksiyon ve sipariş projeksiyonuna dayanan ek kapasite ihtiyacını birim ve hafta bazında planlar; karşılama yöntemini (fazla çalışma, vardiya düzeni, geçici istihdam, sezonluk sözleşme, görevlendirme), fazla çalışma tavanını ve izin kısıtını belirler; dönem sonunda plan–gerçekleşen karşılaştırmasını üretir.
Bilgi Aktarım Planı
Knowledge Transfer PlanKritik yetkinliğin ustadan çırağa aktarımını planlar: bilgi kalemleri ve püf noktaları, gölgeleme, gözetimli uygulama ve bağımsız uygulama aşamaları, süre (kural olarak altı ila on sekiz ay), dokümantasyon çıktıları, doğrulama ölçütü ve üç aylık kilometre taşları; aktarım programının ve KPI-54 ilerleme ölçümünün dayanağıdır.
Kadro Talep Formu
Headcount Request FormYerine alım veya yeni kadro talebini pozisyon kodu, gerekçe ve iş yükü verisi, istihdam biçimi, hedef işbaşı tarihi ve bütçe koduyla açar; norm kadro ve bütçe kontrolünden geçen talep kademesine göre onaylanır ve işe alım emrine dönüşür. Onaylı kadro talebi olmadan ilan verilemez, mülakat yapılamaz ve teklif sunulamaz.
Yapılandırılmış Mülakat ve Değerlendirme Formu
Structured Interview and Assessment FormHer adayın aynı soru seti, davranış göstergeleri ve 1–5 puanlama anahtarıyla, en az iki değerlendirici tarafından bağımsız olarak puanlanmasını belgeler; kısa liste ve seçim kararının dayanağıdır. İmzalı değerlendirme formu bulunmayan aday için seçim kararı verilemez.
Bordro Dışı Hizmet Bağımlılık Testi
Non-Payroll Service Dependency TestFatura karşılığı hizmet ilişkisi kurulmadan önce ve mevcut ilişkilerde altı ayda bir, altı ölçüt üzerinden bağımlılık düzeyini puanlar (0–12); 6 ve üzeri puanda hizmet ilişkisi kurulamaz, 3–5 puanda Hukuk Müşavirliği görüşü ve bağımsızlık hükümleri gerekir. Muvazaa, vergi ve prim riskinin önleyici kontrolüdür.
Özlük Dosyası Kontrol Listesi
Personnel File ChecklistÖzlük dosyasının sekiz belge kümesi (A–H) üzerinden içerik standardına uygun açıldığını ve zorunlu kümelerin işbaşından itibaren on iş günü içinde tamamlandığını, dosyayı hazırlayandan farklı ikinci kişinin kalem kalem kontrolüyle belgeler; özel nitelikli belgelerin (F kümesi) ayrı ve kısıtlı erişimde tutulduğunu teyit eder.
Oryantasyon Planı (30-60-90)
Onboarding Plan (30-60-90)Her yeni çalışan için görev tanımından türetilen 30-60-90 gün hedeflerini, zorunlu eğitimleri, tanışma listesini, iş başı eğitim konularını ve kontrol noktalarını planlar; 30. ve 60. gün geri bildirimleri ile 90. gün kapanış kaydı bu formda tutulur ve deneme süresi değerlendirmesine girdi olur.
Deneme Süresi Değerlendirme Formu
Probation Evaluation FormDeneme süresinin yasal bitiminden en az bir hafta önce, yazılı ve nesnel ölçütlerle (görev yetkinliği, kalite, devam, kurallara uyum, ekip uyumu) gerekçeli değerlendirme ve kararı belgeler; olumsuz karar İK Yöneticisi ve Hukuk Müşavirliği görüşüyle Genel Müdür onayına sunulur. Süresi geçen değerlendirme yapılmamış sayılır.
Veri Sahipliği Matrisi
Data Ownership MatrixHer çalışan veri alanı için kayıt sahibi sistemi, veri sahibini, kopya ortamları ve besleme yönünü, mutabakat sıklığını ve erişim düzeyini yazılı olarak belirler; bir alan yalnızca bir sistemde yazılır; sistemler arası üç aylık (kritik alanlarda aylık) mutabakatın kapsamı ve fark kaydı bu matristen türetilir.
Erişim Talep ve Gözden Geçirme Formu
Access Request and Review Formİşe girişte, rol veya birim değişikliğinde ve proje bazlı geçici erişimde sistem erişimlerinin rol–yetki matrisine göre talep edilmesini, onaylanmasını ve uygulanmasını; ayrılışta bir iş günü içinde kapatılmasını ve yıllık erişim gözden geçirmesinin teyidini belgeler. Ayrıcalıklı erişimler isim bazında listelenir.
Saklama Süresi Tablosu ve İmha Tutanağı
Retention Schedule and Destruction RecordBelge sınıfı bazında yasal ve kurumsal saklama sürelerini, başlangıç kuralını, dayanağı, kayıt ortamını, imha yöntemini ve sorumluyu tanımlar; altı aylık imha dönemlerinde saklama sonu dolan kayıtların hukuki askı kontrolünü, imha kararını ve tanıklı imha tutanağını belgeler. Tutanaksız imha ve süresi dolduğu hâlde saklama aynı ağırlıkta uygunsuzluktur.
Aylık Puantaj Onay Formu
Monthly Timesheet Approval FormPDKS verisi, devamsızlık kodları, izin ve rapor kayıtları ile onaylı fazla çalışma listesinden derlenen aylık puantajın kişi bazında Bölüm Yöneticisi onayını ve İK Yöneticisi kilidini belgeler; onaysız veya kısmen onaylı puantajla bordro hesaplanamaz; puantajı derleyen ile onaylayan farklıdır.
Fazla Çalışma Talep ve Onay Formu
Overtime Request and Approval FormFazla çalışma, hafta tatili ve genel tatil çalışmasının önceden yazılı talebini, gönüllülük ve yasak grup teyidini, yıllık tavan ve günlük sınır ön kontrolünü, İK Yöneticisi ön onayını ve PDKS ile eşleşen gerçekleşme kaydını belgeler; ön onaysız fazla çalışma yaptırılamaz.
Denkleştirme ve Telafi Planı
Averaging and Compensatory Work PlanDenkleştirme döneminde (iki ay; toplu iş sözleşmesiyle dört ay) haftalık planlanan ve gerçekleşen saatleri çalışan bazında izler, dönem ortalamasını 45 saatle karşılaştırır ve kapanmayan bakiyeyi fazla çalışma olarak ücretlendirmeye devreder; telafi çalışmasını günlük 3 saat ve yasal süre sınırları içinde planlar ve kapatır. Her iki uygulama çalışanın yazılı onayına dayanır.
Yıllık İzin Planı ve Talep Formu
Annual Leave Plan and Request FormÇalışanın Ocak ayında yıllık izin tercihini (dönem, gün sayısı, bölünme) bildirmesini, hakedişin tamamının birim planına yerleştirilmesini ve her izin kullanımı için en az on beş gün önce yapılan talebin Bölüm Yöneticisi onayını ve izin kayıt belgesini tek formda belgeler; self-servis kullanmayan çalışan grupları için izin defteri yerine geçen kayıttır.
Yıllık Bordro Takvimi
Annual Payroll CalendarHer bordro dönemi için cut-off, paket kilidi ve iletimi, hizmet sağlayıcı teslimi, kontrol, ödeme uygunluğu, ödeme ve yasal bildirim günlerini yasal tarihlerden geriye doğru planlar; resmî tatilleri, banka kesim saatlerini ve muhasebe kapanışını dikkate alır; dönem kapanışında gerçekleşen tarihleri planla karşılaştırarak takvim sapmalarını kaydeder.
Banka Bilgisi Değişiklik Formu
Bank Detail Change FormÇalışanın ücret hesabı değişikliğini yalnızca imzalı talep, hesabın kendi adına olduğunu gösteren banka belgesi, kimlik doğrulaması, ikinci kişi kontrolü, ilk ödeme öncesi geri arama teyidi ve ilk ödeme teyidiyle belgeler; e-posta, telefon, mesaj veya üçüncü kişi aracılığıyla değişiklik işleme alınmaz. Maaşın üçüncü kişi hesabına yönlendirilmesi riskinin önleyici kontrolüdür.
Hedef Kartı
Objective CardŞirket–birim–birey kaskadından türetilen bireysel hedefleri (en az üç, en fazla yedi; ağırlık toplamı yüzde yüz) ölçüt, hedef değer, ölçüm kaynağı ve davranış beklentileriyle tek kartta tanımlar; Temmuz ara değerlendirmesini, dönem sonu öz ve yönetici değerlendirmesini, kalibre edilmiş sonucu ve çalışanın imzasını bu kartta toplar. Onaysız kart geçersizdir; hedef kartı olmayan çalışan dönem sonunda değerlendirilemez.
Performans Gelişim Planı
Performance Improvement PlanD1 sonucu, ikinci yıl üst üste D2 sonucu veya yıl içi erken tespitte açılan yazılı gelişim planını hedefler, sağlanacak destek, süre (en az 60 gün), ölçütler ve 15 günlük ara kontrol kayıtlarıyla belgeler; plan sonu sonucunu (başarılı, kısmen başarılı — bir kez ve en fazla 60 gün uzatma, başarısız) ve görev uyumu kararını taşır. Performansa dayalı fesih ancak plan tamamlanmış, ara kontroller kayıtlı, savunma alınmış ve Hukuk Müşavirliği görüşü olumlu ise değerlendirilir.